Como Calcular Horas Trabalhadas por Dia, Semana e Mês

1. Anote entrada e saída no formato de 24 horas. 7h50 é 07:50 e 5h20 da tarde é 17:20; assim a subtração é direta.
2. Subtraia a entrada da saída. Trabalhe separadamente com horas e minutos. Se os minutos da saída forem menores que os da entrada, tome 1 hora emprestada e some 60 aos minutos.
3. Desconte o intervalo. O intervalo intrajornada não é computado na jornada (art. 71, § 2, da CLT). Subtraia o tempo efetivo de intervalo, não o previsto, se forem diferentes.
4. Registre o resultado em horas e minutos. Só converta para decimal quando precisar multiplicar por um valor em reais.

Exemplo

Entrada 07:52, saída 17:05, intervalo de 1 hora.

• 17:05 menos 07:52: os minutos 05 são menores que 52, então 17:05 vira 16:65. 16:65 menos 07:52 = 9:13.
• 9:13 menos 1:00 de intervalo = 8:13.
• Resultado: 8 horas e 13 minutos trabalhadas, ou 8,22 horas em decimal.

A calculadora de horas trabalhadas executa esses passos para vários dias e soma a semana.

Somar horas trabalhadas exige transporte de minutos: a cada 60 minutos acumulados, some 1 hora. Exemplo de semana com jornada contratual de 8 horas e 48 minutos de segunda a sexta (44 horas semanais):

Soma dos minutos: 48 + 13 + 20 + 0 + 35 = 116 minutos = 1 hora e 56 minutos. Soma das horas: 8 + 8 + 9 + 10 + 7 = 42. Total: 43:56. Faltam 4 minutos para as 44 horas contratuais, mas a comparação correta é dia a dia: quinta-feira tem 1 hora e 12 minutos além da jornada e sexta-feira 1 hora e 13 minutos a menos. O excedente de quinta é hora extra, salvo em regime de banco de horas ou compensação acordada.

Para somar vários blocos de tempo rapidamente, use a calculadora de horas.

Para multiplicar horas por um valor em reais, converta os minutos em fração de hora dividindo por 60. 8 horas e 13 minutos são 8 + 13 ÷ 60 = 8,22 horas. O erro mais comum é escrever 8,13, o que subestima o tempo.

O caminho inverso multiplica a fração por 60: 0,22 hora × 60 = 13 minutos. A calculadora de horas em decimal faz as duas conversões; o valor da hora sai da calculadora de salário por hora.

Monte a planilha com uma linha por dia: coluna B para a entrada, C para a saída e D para o intervalo, todas no formato de hora (hh:mm). As fórmulas abaixo usam ponto e vírgula como separador, que é o padrão do Excel em português.

Horas trabalhadas do dia

=C2-B2-D2

Formate a célula de resultado com o formato personalizado [h]:mm; sem os colchetes, o Excel reinicia a contagem a cada 24 horas e um total de 43:56 seria exibido como 19:56.

Total da semana ou do mês

=SOMA(E2:E6)

com a célula do total também no formato [h]:mm.

Resultado em decimal

=(C2-B2-D2)*24

O Excel guarda horas como fração de dia, por isso multiplicar por 24 converte em horas decimais. Formate a célula como número com duas casas decimais, e não como hora.

Virada de meia-noite

Se a saída for no dia seguinte (entrada 22:00, saída 06:00), a subtração simples dá resultado negativo. Use:

=MOD(C2-B2;1)-D2

A função MOD com divisor 1 soma um dia quando a saída é menor que a entrada, devolvendo 8:00 no exemplo. A alternativa é registrar entrada e saída com data e hora; a subtração direta então funciona.

Valor a receber

=(C2-B2-D2)*24*F2

onde F2 contém o valor da hora. O modelo de folha de ponto já traz as fórmulas montadas.

O art. 58, § 1, da CLT determina que não sejam descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto de até 5 minutos por marcação, observado o limite máximo de 10 minutos diários. Na prática:

• Jornada das 08:00 às 17:48 com marcações 07:57 e 17:52: variações de 3 e 4 minutos, total de 7 minutos. Dentro da tolerância; o dia conta como 8:48.
• Marcações 07:54 e 17:54: variação de 6 minutos na entrada, acima do limite por marcação. A tolerância não se aplica, e a diferença total do dia (12 minutos) é computada como extra, conforme a Súmula 366 do TST.
• Marcações 08:00 e 18:00: 12 minutos a mais na saída. Ultrapassado o limite diário, conta todo o excedente de 12 minutos, não apenas 2.

A tolerância vale nos dois sentidos: minutos a menos não são descontados e minutos a mais não são pagos. Não existe outra regra de arredondamento na CLT; fora da tolerância, o cálculo é minuto a minuto.

Regras da CLT que afetam o cálculo:

• Intervalo intrajornada (art. 71). Em jornadas acima de 6 horas, intervalo mínimo de 1 hora e máximo de 2 horas, redutível a 30 minutos por norma coletiva (art. 611-A, III). Entre 4 e 6 horas, 15 minutos. Até 4 horas, nenhum. O intervalo não é computado (§ 2). Se não for concedido, o empregador paga o período suprimido com acréscimo de 50 %, com natureza indenizatória (§ 4).
• Jornada normal (art. 58). 8 horas por dia e 44 por semana; o que exceder é hora extra, limitada a 2 por dia (art. 59). Veja como calcular horas extras.
• Trabalho noturno (art. 73). Entre 22h e 5h, a hora é computada como 52 minutos e 30 segundos: 7 horas de relógio são 8 de jornada. Veja o guia de adicional noturno.
• Descansos (arts. 66 e 67). Mínimo de 11 horas entre duas jornadas e 24 horas consecutivas de descanso semanal.
• Registro de ponto (art. 74, § 2). Obrigatório com mais de 20 empregados; o ônus de apresentá-lo é do empregador (Súmula 338 do TST). A folha de ponto organiza as marcações.

• Subtrair minutos como decimais. 17:05 menos 07:52 não é 9,53; é 9:13, porque há 60 minutos em uma hora.
• Ler 8:13 como 8,13 horas. 13 minutos são 0,22 hora. Converta antes de multiplicar por um valor.
• Esquecer o intervalo ou descontar o intervalo previsto em vez do real. Desconta-se o tempo efetivamente gozado.
• Somar a semana e comparar com 44 horas para achar as extras. A jornada é diária; o excedente de um dia não é anulado pela falta de outro, salvo acordo de compensação ou banco de horas.
• Esquecer o formato [h]:mm no Excel. Totais acima de 24 horas aparecem errados no formato hh:mm.
• Aplicar a tolerância além do limite. Passados 10 minutos no dia ou 5 em uma marcação, conta todo o excedente.