Come calcolare le ore lavorate

1. Scrivi entrata e uscita nel formato a 24 ore. 8:15 e 17:40. Un turno di notte dalle 22:00 alle 6:00 ha l’uscita «minore» dell’entrata: aggiungi 24 ore, 6:00 diventa 30:00.
2. Sottrai. 17:40 − 8:15 = 9 ore e 25 minuti di presenza. Se i minuti non bastano prendi in prestito un’ora: 17:10 − 8:35 è 16:70 − 8:35 = 8:35.
3. Togli le pause non retribuite. Un’ora di pausa pranzo: 9:25 − 1:00 = 8 ore e 25 minuti. Le pause retribuite dal contratto restano dentro.
4. Converti in centesimi per la paga. 25 minuti ÷ 60 = 0,42, quindi 8,42 ore. La busta paga moltiplica 8,42 per la paga oraria.

Per la settimana si ripete il calcolo per ogni giorno, si sommano le giornate in minuti e si converte una volta sola alla fine. Cinque giornate da 8:25 sono 42 ore e 5 minuti, 42,08 ore; a 40 ore di orario contrattuale, 2 ore e 5 minuti sono straordinario.

L’orario spezzato dell’ultima riga, tipico del commercio e della ristorazione, si calcola per fasce: le due ore tra le 13 e le 15 non sono pausa ma interruzione dell’orario, e non contano né come lavoro né come pausa di legge. Per la pausa di legge basta che in una delle fasce, se supera le sei ore, ci siano i dieci minuti dell’art. 8 del D.Lgs. 66/2003.

L’art. 1 del D.Lgs. 66/2003 definisce orario di lavoro «qualsiasi periodo in cui il lavoratore sia al lavoro, a disposizione del datore di lavoro e nell’esercizio della sua attività o delle sue funzioni». Ne discendono alcune regole pratiche su cosa entra nel conto:

• Pause. Non retribuite salvo diversa previsione del CCNL, quindi escluse. Le pause imposte dalla legge per il videoterminale (15 minuti ogni 120, art. 175 D.Lgs. 81/2008) sono orario di lavoro e restano dentro.
• Vestizione. Il tempo per indossare e togliere la divisa è orario di lavoro quando è imposto dal datore di lavoro e deve avvenire in azienda (Cassazione, sentenze dal 2012 in poi sul «tempo tuta»): si aggiunge, di norma 10–15 minuti al giorno fissati dal CCNL o dall’accordo aziendale.
• Trasferte. Il tragitto casa–lavoro non è orario di lavoro; lo spostamento tra sede e cliente durante la giornata sì. Per chi non ha una sede fissa, la Corte di giustizia UE (causa C-266/14, Tyco) considera orario anche il viaggio dal domicilio al primo cliente.
• Reperibilità. La sola reperibilità non è orario di lavoro, salvo vincoli così stringenti da impedire di disporre del proprio tempo (Corte di giustizia UE, C-344/19); l’intervento effettivo lo è.
• Formazione obbligatoria. È orario di lavoro, anche se si svolge fuori dall’orario abituale.

Il formato [h]:mm con le parentesi quadre è indispensabile sui totali: senza, Excel mostra 42 ore come 18:05 perché riparte da zero ogni 24 ore. Il +1 nella prima formula aggiunge un giorno quando l’uscita è prima dell’entrata, cioè nei turni di notte. I modelli di foglio presenze hanno queste formule già impostate per la settimana e per il mese.

• Scrivere i minuti dopo la virgola. 8:25 non è 8,25 ma 8,42. È l’errore più diffuso e vale 10 minuti al giorno, quasi un’ora alla settimana.
• Detrarre la pausa teorica invece di quella reale. Se la pausa è stata di 35 minuti e il foglio ne toglie 60, mancano 25 minuti. Chi timbra anche la pausa ha il dato esatto; chi non la timbra dovrebbe annotarla.
• Detrarre pause mai fatte. Una detrazione automatica di 30 minuti su un turno in cui la pausa non è stata presa sottrae lavoro effettivo. La pausa non goduta va retribuita e, se la legge la imponeva, l’azienda è in difetto.
• Arrotondare ogni timbratura. Arrotondare a favore dell’azienda, per esempio l’entrata alle 8:03 contata come 8:15 e l’uscita alle 17:28 come 17:15, toglie 25 minuti al giorno. Nessuna norma lo consente.
• Sommare i centesimi arrotondati. Dieci giornate da 8,42 sommano 84,20, ma dieci giornate da 8:25 sono 84 ore e 10 minuti, 84,17. Somma in minuti, converti alla fine.
• Dimenticare il cambio d’ora. Nella notte del ritorno all’ora solare un turno 22–6 dura 9 ore, in quella di marzo 7: si pagano le ore effettive, non quelle del turno.

La registrazione dell’orario è un obbligo del datore di lavoro: il Libro unico del lavoro (art. 39 D.L. 112/2008) deve riportare per ogni giornata le ore lavorate, le assenze e lo straordinario, e la Corte di giustizia UE (causa C-55/18) richiede un sistema oggettivo di misurazione dell’orario giornaliero di ciascun dipendente. Il lavoratore non è obbligato a tenere un conto, ma in una causa per straordinari non pagati è lui a dover provare le ore svolte, e un foglio presenze compilato giorno per giorno, meglio se firmato dal responsabile, è la prova che i giudici accettano più volentieri. I crediti retributivi si prescrivono in cinque anni. Il calcolo delle ore lavorate fa l’aritmetica di questa guida, applica la pausa di legge e separa gli straordinari; il foglio presenze organizza settimane e mesi e li esporta.