Arbeitszeiterfassung: Pflicht für alle Arbeitgeber

Vor 2022 wurde die Erfassungspflicht in Deutschland überwiegend als auf Mehrarbeit und bestimmte Branchen beschränkt verstanden. Das Bundesarbeitsgericht hat das geändert, ohne dass der Gesetzgeber tätig werden musste.

Die spanische Gewerkschaft CCOO klagte gegen die Deutsche Bank SAE auf Einführung eines Systems zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit. Der Europäische Gerichtshof entschied am 14.05.2019 (C-55/18), dass die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG in Verbindung mit der Grundrechtecharta die Mitgliedstaaten verpflichtet, Arbeitgebern die Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems vorzuschreiben, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Die Begründung: Ohne Erfassung lassen sich weder die Höchstarbeitszeit noch die Ruhezeiten kontrollieren, und der Arbeitnehmer kann seine Rechte nicht nachweisen. Das Urteil richtete sich an die Mitgliedstaaten, nicht unmittelbar an Arbeitgeber; in Deutschland blieb deshalb zunächst offen, ob eine Gesetzesänderung nötig ist.

Im Verfahren 1 ABR 22/21 ging es ursprünglich um die Frage, ob ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen kann. Das Bundesarbeitsgericht verneinte am 13.09.2022 ein solches Initiativrecht, und zwar mit einer Begründung, die weit über den Fall hinausreicht: Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits gesetzlich verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Wo eine gesetzliche Pflicht besteht, gibt es kein Mitbestimmungsrecht über das Ob, sondern nur über das Wie.

Aus den Entscheidungsgründen ergeben sich die praktischen Leitlinien:

• Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, also auch die Lage der Pausen, soweit sie zur Bestimmung von Beginn und Ende der Arbeitsabschnitte nötig ist.
• Die Erfassung muss nicht elektronisch erfolgen; Papier, Tabellenkalkulation oder Software sind zulässig, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
• Der Arbeitgeber kann die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber für die Einrichtung des Systems und die Kontrolle verantwortlich.
• Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße und vom Bestehen eines Betriebsrats.

Die drei Pflichtangaben sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit je Arbeitstag. Dauer bedeutet Nettoarbeitszeit ohne Pausen; sie ergibt sich aus Beginn, Ende und den Pausen. Ein Eintrag wie „8 Stunden“ ohne Uhrzeiten genügt nicht, weil sich daraus weder die Einhaltung der Ruhezeit nach § 5 ArbZG noch die Lage der Pausen nach § 4 ArbZG prüfen lässt.

Die Erfassung muss die tatsächliche Arbeitszeit abbilden. Eine automatische Buchung der vertraglichen Sollzeit oder das pauschale Abziehen der gesetzlichen Pause ohne Prüfung, ob sie genommen wurde, erfüllt die Anforderungen nicht. Der Stundenzettel auf dieser Website enthält genau die genannten Felder und exportiert sie als PDF und CSV.

Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig. Sie bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet und Beschäftigte ihre Zeit selbst einteilen. Der Verzicht auf die Erfassung ist damit nicht verbunden: Auch bei Vertrauensarbeitszeit sind Beginn, Ende und Dauer zu dokumentieren, in der Praxis durch die Beschäftigten selbst. Der Arbeitgeber muss die Aufzeichnungen zumindest stichprobenartig auf Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeit prüfen.

Im Homeoffice und bei mobiler Arbeit gilt die Pflicht unverändert. Weil der Arbeitgeber die Arbeitszeit dort nicht beobachten kann, ist die Selbsterfassung der Regelfall. Geeignet sind alle Systeme, die der Beschäftigte ohne Aufwand führen kann: eine Tabelle, eine App oder ein Stundenzettel, der am Tagesende ausgefüllt wird. Nachträgliche Erfassung am Monatsende ist zwar nicht ausdrücklich verboten, genügt aber dem Kriterium der Verlässlichkeit kaum, weil Uhrzeiten dann geschätzt werden.

Für geringfügig Beschäftigte und für die Branchen des § 2a SchwarzArbG, darunter Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung und Fleischwirtschaft, gilt zusätzlich § 17 MiLoG. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Aufzeichnungen dienen der Kontrolle des Mindestlohns durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls und müssen auf Verlangen vorgelegt werden.

Daneben bleibt § 16 Abs. 2 ArbZG bestehen: Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich sowie Sonn- und Feiertagsarbeit sind aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Wer die gesamte Arbeitszeit erfasst, erfüllt beide Pflichten mit derselben Dokumentation.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der eine elektronische und tagesaktuelle Erfassung mit Ausnahmen für kleine Betriebe und Tarifparteien vorsah. Diese Novelle ist bislang nicht in Kraft getreten. Bis dahin gilt die vom Bundesarbeitsgericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitete Pflicht ohne Formvorgabe. Arbeitgeber, die bereits heute Beginn, Ende und Dauer erfassen, müssen bei einer späteren gesetzlichen Regelung voraussichtlich nur die Form anpassen, nicht den Inhalt.

Fehlt eine Erfassung, hat das vor allem zwei Folgen: Die Arbeitsschutzbehörde kann die Einrichtung eines Systems anordnen und bei Nichtbefolgung ein Bußgeld verhängen, und im Streit um Überstunden fehlt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, den Vortrag des Arbeitnehmers zu widerlegen. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 04.05.2022 (5 AZR 359/21) trägt der Arbeitnehmer zwar weiterhin die Darlegungslast für geleistete Überstunden; eine fehlende Erfassung erleichtert ihm aber, mit eigenen Aufzeichnungen zu arbeiten, denen der Arbeitgeber nichts entgegensetzen kann. Zu den Rechenregeln für die erfassten Zeiten siehe den Ratgeber Arbeitszeitgesetz und den Arbeitszeitrechner.