Stundenzettel online ausfüllen

Ein Stundenzettel ist der Nachweis der geleisteten Arbeitszeit. Damit er als Aufzeichnung im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, des Mindestlohngesetzes und der Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung taugt, muss er je Arbeitstag mindestens folgende Angaben enthalten:

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten zu erfassen. Dieser Beschluss setzt das Urteil des EuGH vom 14.05.2019 (C-55/18) um. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zusätzlich ausdrücklich die Aufzeichnung der über 8 Stunden werktäglich hinausgehenden Arbeitszeit sowie der Sonn- und Feiertagsarbeit.

Sinnvolle Zusatzfelder sind Projekt oder Kostenstelle, Art des Tages (Arbeit, Urlaub, Krankheit, Feiertag, Zeitausgleich) und eine Bemerkungsspalte. Eine Unterschrift von Beschäftigtem und Vorgesetztem ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erhöht aber die Beweiskraft. Die Form ist frei: Papier, Tabellenkalkulation oder eine Anwendung wie diese sind gleichermaßen zulässig.

Die Tagessumme ist Ende minus Beginn minus Pausen. Wochen- und Monatssummen werden aus den Tagessummen in Minuten gebildet und erst am Ende in Dezimalstunden umgerechnet. Wer die gerundeten Dezimalwerte der Tage addiert, erhält bei 20 Arbeitstagen Abweichungen von mehreren Minuten; die Ursache erklärt die Seite Industrieminuten.

Die Wochensumme 37:35 entsteht aus 8:25 + 7:30 + 9:00 + 7:10 + 5:30: Stunden 36, Minuten 95 = 1 Stunde 35 Minuten, also 37 Stunden 35 Minuten. Am Freitag ist bei 5:30 Arbeitszeit keine Pause vorgeschrieben, am Mittwoch bei 9:00 reichen 30 Minuten; die eingetragenen 45 Minuten sind zulässig.

Die Sollzeit eines Monats ist die Zahl der Arbeitstage multipliziert mit dem Tagessoll. Das Tagessoll ist Wochenstunden ÷ Arbeitstage je Woche: bei 38,5 Stunden auf 5 Tage 7,7 Stunden = 7:42, bei 40 Stunden 8:00. Ein Monat mit 21 Arbeitstagen hat bei 38,5 Wochenstunden eine Sollzeit von 21 × 7,7 = 161,7 Stunden; bei 40 Wochenstunden 168 Stunden. Urlaubs-, Krank- und Feiertage werden mit dem Tagessoll als Istzeit gewertet, damit sie den Saldo nicht verfälschen.

Der Saldo ist Istzeit minus Sollzeit. Ein positiver Saldo sind Überstunden oder Gleitzeitguthaben, ein negativer Saldo Minusstunden. Der Stundenzettel führt den Saldo fortlaufend mit Übertrag aus dem Vormonat; die Vergütung oder den Freizeitausgleich berechnet der Überstundenrechner. Nach § 3 ArbZG müssen Tage über 8 Stunden innerhalb von 24 Wochen oder 6 Kalendermonaten auf durchschnittlich 8 Stunden werktäglich ausgeglichen werden; ein dauerhaft wachsender Saldo ist deshalb nicht nur eine Vergütungsfrage.

Im Streit um Überstunden muss der Arbeitnehmer darlegen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat und dass der Arbeitgeber die Stunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat (BAG 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Ein zeitnah geführter Stundenzettel mit Beginn, Ende und Pausen ist dafür das zentrale Beweismittel.

Minijob

Für geringfügig Beschäftigte schreibt § 17 Abs. 1 MiLoG vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Aufzeichnung dient der Mindestlohnkontrolle durch den Zoll: Monatsverdienst ÷ aufgezeichnete Stunden muss mindestens den gesetzlichen Mindestlohn ergeben.

Baugewerbe und weitere Branchen

Dieselbe Aufzeichnungspflicht gilt nach § 17 MiLoG für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen, darunter Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung und Fleischwirtschaft. Auf Baustellen ist der Stundenzettel zudem die Grundlage für die Abrechnung nach Baustellen oder Kolonnen; die Spalte Projekt oder Kostenstelle ist dafür vorgesehen.

Pflege und Krankenhaus

In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG die Verkürzung der Ruhezeit auf 10 Stunden, wenn innerhalb eines Monats oder von 4 Wochen ein Ausgleich auf 12 Stunden erfolgt. Ein Stundenzettel mit exakten Beginn- und Endzeiten macht nachprüfbar, ob die Ruhezeit zwischen Spät- und Frühdienst eingehalten wurde. Bei Nachtdiensten gilt die Grenze von 8 Stunden nach § 6 Abs. 2 ArbZG, bei Ausgleich innerhalb eines Monats oder von 4 Wochen bis zu 10 Stunden.

Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und nach § 17 MiLoG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Aufzeichnungszeitraums. Für die Lohnabrechnung gelten daneben die längeren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen der Lohnunterlagen. Praktisch ist es sinnvoll, Stundenzettel monatsweise als PDF abzulegen und zusätzlich die CSV-Daten zu sichern, damit Summen jederzeit nachgerechnet werden können.

Der Stundenzettel auf dieser Seite ersetzt eine Excel-Vorlage: Sie wählen Monat, Wochenstunden und Arbeitstage je Woche, tragen die Zeiten ein und erhalten alle Summen, die gesetzliche Pausenprüfung und den Saldo. Drei Ausgabewege stehen zur Verfügung:

• Drucken oder als PDF speichern: Die Druckansicht enthält Name, Monat, alle Tageszeilen, Wochen- und Monatssummen sowie Unterschriftsfelder für Beschäftigten und Arbeitgeber.
• CSV-Export: Eine Datei mit den Spalten Datum, Beginn, Ende, Pausen, Istzeit in hh:mm, Istzeit dezimal, Soll und Saldo. Sie lässt sich in Excel, LibreOffice oder Google Sheets öffnen und mit eigenen Formeln weiterverarbeiten; passende Formeln stehen im Ratgeber Arbeitszeit berechnen.
• Lokale Speicherung: Die Einträge bleiben im Browser gespeichert, bis Sie sie löschen. Es werden keine Daten an einen Server übertragen.

Wer eine leere Vorlage für die handschriftliche Erfassung benötigt, druckt den Monat ohne Einträge aus; die Tageszeilen mit Datum und Wochentag sind dann bereits vorbereitet.