Aufbewahrungsfrist für die Arbeitszeiterfassung

Die kurze Antwort lautet: mindestens zwei Jahre, in der Praxis meist deutlich länger. Die zwei Jahre stehen im Arbeitszeitgesetz und im Mindestlohngesetz. Sobald dieselben Stundenzettel aber die Grundlage der Lohnabrechnung sind, und das sind sie fast immer, gelten zusätzlich die Fristen des Steuer- und Sozialversicherungsrechts. Die folgende Tabelle führt alle Regeln zusammen, die für Arbeitszeitaufzeichnungen in Deutschland in Betracht kommen.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens gibt es keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für die Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet hat. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet zur Erfassung, sagt aber nichts über das Aufbewahren. Zweitens beginnt jede Frist an einer anderen Stelle: mal am Arbeitstag, mal am Jahresende, mal erst mit einer Prüfung. Das macht den Unterschied zwischen „zwei Jahre“ und „zwei Jahre plus bis zu zwölf Monate“ aus, und bei den steuerlichen Fristen zwischen sechs und fast sieben Jahren.

§ 16 Abs. 2 ArbZG ist die älteste und bekannteste Regel. Sie verpflichtet jeden Arbeitgeber, die Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, sowie jede Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Der Satz dazu ist kurz: „Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

Wann die zwei Jahre anfangen, steht nicht im Gesetz. Die Aufsichtsbehörden der Länder, in der Regel die Gewerbeaufsicht oder das Amt für Arbeitsschutz, rechnen in der Praxis ab dem Tag, auf den sich die Aufzeichnung bezieht. Wer auf Nummer sicher gehen will, zählt vom Ende des Monats, in dem die Stunden angefallen sind. Das verschiebt das Löschdatum um höchstens vier Wochen und erspart die Diskussion, ob ein einzelner Tag zu früh vernichtet wurde.

Wichtig ist, was das Arbeitszeitgesetz nicht verlangt: Es schreibt keine Erfassung der gesamten Arbeitszeit vor, nur der Überschreitungen. Ein Arbeitgeber, der sämtliche Stunden erfasst, erfüllt die Pflicht automatisch mit. Für ihn gilt die Zweijahresfrist dann für die vollständigen Aufzeichnungen, denn aus ihnen lässt sich die Mehrarbeit erst ablesen. Herausfiltern und nur die Tage über acht Stunden aufheben wäre zwar theoretisch zulässig, ist aber praktisch nie sinnvoll, weil der Ausgleichszeitraum nach § 3 ArbZG nur mit allen Tagen geprüft werden kann.

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten. Wer Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 nicht erstellt oder „nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt“, riskiert nach § 22 Abs. 1 Nr. 9 und Abs. 2 ArbZG ein Bußgeld bis zu 30.000 Euro. Verhängt wird dieser Rahmen selten voll, aber vierstellige Beträge nach einer Kontrolle mit fehlenden Nachweisen sind keine Seltenheit.

§ 17 Abs. 1 MiLoG betrifft zwei Gruppen: geringfügig Beschäftigte, ausgenommen Minijobs in Privathaushalten, und alle Beschäftigten in den Branchen des § 2a SchwarzArbG. Das sind unter anderem Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft und Prostitutionsgewerbe. Für sie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufgezeichnet sein.

Die Aufbewahrungsregel lautet: „mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt“. Der maßgebliche Zeitpunkt ist der Arbeitstag, nicht das Jahresende und nicht der Tag, an dem der Eintrag tatsächlich gemacht wurde. Ein Stundenzettel für den 14. März 2026 muss also bis zum 14. März 2028 vorhanden sein. In der Praxis rundet man auf den Monatsletzten auf, weil niemand Tag für Tag löscht.

Das Mindestlohngesetz stellt außerdem Anforderungen an den Ort und die Sprache. Nach § 17 Abs. 2 MiLoG sind die Unterlagen in Deutschland und in deutscher Sprache bereitzuhalten, für die Dauer der Beschäftigung, insgesamt aber nicht länger als zwei Jahre. Auf Verlangen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit müssen sie auch am Ort der Beschäftigung vorliegen, auf einer Baustelle also auf der Baustelle. Ein Server im Ausland oder eine Cloud ohne Zugriff vor Ort genügt nicht, wenn der Zoll am Tor steht.

Zwei Ausnahmen regelt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG entfällt für Beschäftigte mit einem verstetigten Bruttomonatsentgelt über 4.461 Euro, und sie entfällt bereits ab 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt nachweislich in den letzten zwölf Monaten gezahlt hat (§ 1 Abs. 1 MiLoDokV). Ebenfalls ausgenommen sind im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers (§ 1 Abs. 2 MiLoDokV). Wer darunterfällt, muss nach MiLoG nichts aufzeichnen und folglich auch nichts aufbewahren. Die Pflicht aus § 16 Abs. 2 ArbZG für Mehrarbeit bleibt davon unberührt.

Der Bußgeldrahmen ist hier höher als im Arbeitszeitgesetz. Wer Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG „nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt“, handelt ordnungswidrig nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG. Die Geldbuße kann nach § 21 Abs. 3 MiLoG bis zu 50.000 Euro betragen. Zum Vergleich: Die Nichtzahlung des Mindestlohns selbst ist mit bis zu 500.000 Euro bedroht, die übrigen Verstöße mit bis zu 30.000 Euro. Fehlende Stundenzettel sind für den Zoll regelmäßig der Einstieg in die Frage, ob der Mindestlohn überhaupt gezahlt wurde, denn ohne Stunden lässt sich der Stundenlohn nicht nachrechnen.

Dieselbe Zweijahresregel mit derselben Formulierung steht in § 19 AEntG für entsandte Arbeitnehmer und in § 17c AÜG für Entleiher von Leiharbeitnehmern. Wer in einer der Branchen tätig ist, hat meist alle drei Pflichten gleichzeitig; erfüllt werden sie durch dieselbe Aufzeichnung.

Diese Frist übersehen die meisten Übersichten, obwohl sie in der Praxis häufig die längste ist. Nach § 28f Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen und „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren“. Was zu den Entgeltunterlagen gehört, listet die Beitragsverfahrensverordnung auf, und § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV nennt dort ausdrücklich die Aufzeichnungen nach § 19 Abs. 1 AEntG und § 17 Abs. 1 MiLoG.

Die Folge: Für Minijobber und für Beschäftigte in den Branchen des § 2a SchwarzArbG sind die Arbeitszeitaufzeichnungen Teil der Entgeltunterlagen. Sie dürfen erst vernichtet werden, wenn die Deutsche Rentenversicherung den Zeitraum geprüft hat und das darauf folgende Kalenderjahr abgelaufen ist. Die Rentenversicherung prüft nach § 28p Abs. 1 SGB IV mindestens alle vier Jahre. Wird ein Betrieb im Mai 2028 für die Jahre 2024 bis 2027 geprüft, müssen die Stundenaufzeichnungen aus diesen Jahren bis zum 31. Dezember 2029 vorliegen. Die zwei Jahre aus dem Mindestlohngesetz wären für 2024 längst vorbei.

Seit 2022 müssen Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Eine Befreiung davon konnte beim Prüfdienst der Rentenversicherung beantragt werden, und zwar nur noch bis zum 31. Dezember 2026. Wer Stundenzettel bisher auf Papier sammelt und sie zur Lohnabrechnung an das Steuerbüro gibt, sollte spätestens jetzt klären, ob die Aufzeichnungen gescannt oder digital erfasst werden. Der Stundenzettel-Rechner exportiert die Monatsdaten als CSV und PDF, was für eine elektronische Ablage reicht.

Für Beschäftigte außerhalb des MiLoG-Anwendungsbereichs, also den normalen sozialversicherungspflichtigen Angestellten im Büro, sind die Stundenzettel kein Pflichtbestandteil der Entgeltunterlagen. Der Prüfer darf sie aber anfordern, wenn er die Beitragspflicht einzelner Entgeltbestandteile nachvollziehen will, etwa bei Überstundenzuschlägen, Nachtzuschlägen oder Zeitkonten. Deshalb heben Lohnbüros die Nachweise in der Praxis für alle Beschäftigten bis nach der Prüfung auf.

Zwei weitere Fristen kommen aus dem Steuerrecht, und sie knüpfen nicht daran an, dass es sich um Arbeitszeitnachweise handelt, sondern daran, welche Funktion das Dokument in der Buchführung hat.

Das Lohnkonto nach § 41 EStG ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Satz 10 erstreckt das auf die Unterlagen, die zum Lohnkonto gehören. Stundenzettel gehören dazu, sobald der Lohn aus den Stunden berechnet wird: bei Stundenlöhnern, bei Minijobbern, bei ausgezahlten Überstunden oder Zuschlägen. Die Frist läuft vom Ende des Kalenderjahres. Das Lohnkonto 2026 mit allen Stundennachweisen darf daher frühestens am 1. Januar 2033 vernichtet werden.

Die Abgabenordnung ergänzt das für alle, die Bücher führen oder ihren Gewinn ermitteln. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 verkürzt, und zwar auch für Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch lief. Ein Stundenzettel ist ein Buchungsbeleg, wenn er die Lohnbuchung belegt, also erklärt, warum im März 2.340 Euro und nicht 2.100 Euro gebucht wurden. Für „sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“, gelten sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO). Beide Fristen beginnen nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Welche der beiden Fristen greift, sechs oder acht Jahre, ist im Einzelfall Auslegungssache und wird von Betriebsprüfern unterschiedlich gesehen. Wer die Diskussion vermeiden will, nimmt für alle Stundennachweise, die in die Lohnabrechnung eingeflossen sind, die acht Jahre. Der Unterschied kostet zwei Jahre Speicherplatz und sonst nichts. Für rein arbeitsschutzrechtliche Aufzeichnungen ohne Lohnbezug, zum Beispiel die Überstundenliste eines Gehaltsempfängers, dessen Mehrarbeit mit dem Gehalt abgegolten ist, bleibt es bei den zwei Jahren.

Eine Zehnjahresfrist für Arbeitszeitnachweise, wie sie in vielen älteren Artikeln steht, gibt es seit 2025 nicht mehr. Zehn Jahre gelten weiterhin nur für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte.

Keine der genannten Vorschriften zwingt einen Arbeitgeber mit Gehaltsempfängern ohne Lohnbezug der Stunden, Aufzeichnungen länger als zwei Jahre zu behalten. Trotzdem raten Arbeitsrechtler fast einhellig zu mindestens drei Jahren, und der Grund liegt im BGB.

Ansprüche auf Vergütung von Überstunden verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Die Frist beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Überstunden aus dem Februar 2026 können also noch bis zum 31. Dezember 2029 eingeklagt werden, fast vier Jahre später. Wer dann keine eigenen Aufzeichnungen mehr hat, steht dem Vortrag des Arbeitnehmers mit leeren Händen gegenüber.

Das Bundesarbeitsgericht hat zwar am 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) bestätigt, dass der Arbeitnehmer im Überstundenprozess darlegen muss, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat und dass der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat. Die Pflicht zur Zeiterfassung ändere daran nichts. Aber: Legt der Arbeitnehmer eine eigene Liste vor, muss der Arbeitgeber konkret erwidern. Ein pauschales Bestreiten reicht nicht. Wer seine Zeiterfassung nach zwei Jahren gelöscht hat, kann nicht konkret erwidern. Im Fall des BAG ging es um 348 Stunden und 5.222,67 Euro, und der Arbeitnehmer verlor nur, weil er nicht nachweisen konnte, dass die Pausen ausgefallen waren.

Verkürzt wird dieses Risiko durch Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifverträgen. Üblich sind drei Monate ab Fälligkeit, kürzer darf eine vorformulierte Klausel nach der Rechtsprechung nicht sein. Mit einer wirksamen Ausschlussfrist sind die meisten Überstundenforderungen nach wenigen Monaten erledigt, und die drei Jahre spielen nur noch für Ansprüche eine Rolle, die von der Klausel nicht erfasst werden, etwa der gesetzliche Mindestlohn (§ 3 MiLoG). Sicherheitshalber bleibt die Empfehlung: Zeiterfassungsdaten drei volle Kalenderjahre aufheben, also bis zum 31. Dezember des dritten Jahres nach dem Jahr der Arbeitsleistung. Das deckt die Verjährung, die zwei Jahre aus ArbZG und MiLoG und eine Prüfung durch die Rentenversicherung im üblichen Vierjahresrhythmus fast immer ab.

Ein Betrieb der Gebäudereinigung beschäftigt eine Minijobberin. Sie arbeitet am Samstag, dem 14. März 2026, von 7:00 bis 11:30 Uhr. Daraus ergeben sich folgende Termine.

Maßgeblich ist immer die längste Frist, die für das konkrete Dokument gilt. Für den Stundenzettel der Minijobberin ist das der 31. Dezember 2034, weil ihr Lohn aus den Stunden berechnet wurde. Für die Zeiterfassung eines Angestellten mit Festgehalt, dessen Stunden nie in eine Lohnbuchung eingeflossen sind, wären es die zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG, aus Vorsicht drei Kalenderjahre.

Umgekehrt lässt sich daraus ablesen, was am 1. Januar 2027 weg darf: Lohnkonten mit letzter Eintragung 2020 samt zugehöriger Stundennachweise, Buchungsbelege aus 2018 und früher, sonstige steuerliche Unterlagen aus 2020, und reine Arbeitsschutzaufzeichnungen nach ArbZG und MiLoG aus den Monaten bis Dezember 2024, sofern der Zeitraum von der Rentenversicherung bereits geprüft wurde.

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Aus ihnen lässt sich ablesen, wann jemand gekommen und gegangen ist, ob er am Freitag regelmäßig früher Schluss macht und wie oft er nachts gearbeitet hat. Für die Verarbeitung ist das kein Problem, solange eine Rechtsgrundlage besteht, und die liefern die oben genannten Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erlaubt die Verarbeitung, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, ergänzt durch § 26 BDSG für das Beschäftigungsverhältnis.

Die Kehrseite steht in Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert. Läuft die letzte gesetzliche Frist ab und gibt es keinen anderen dokumentierten Grund, zum Beispiel einen laufenden Rechtsstreit, sind die Daten zu löschen (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, ist das Löschbegehren eines Beschäftigten ausgeschlossen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Eine pauschale Regel wie „wir heben alles zehn Jahre auf“ ist deshalb in beide Richtungen angreifbar: Für den Teil der Daten, für den nur zwei Jahre gelten, fehlt ab dem dritten Jahr die Rechtsgrundlage.

Praktisch löst man das mit einem Löschkonzept, das für jede Datenart Frist und Fristbeginn festlegt, zum Beispiel nach dem Muster in DIN 66398. Für Zeiterfassungsdaten genügen drei Klassen: Rohdaten der Erfassung (Kommen, Gehen, Pausen) drei Kalenderjahre, Monatsnachweise mit Lohnbezug acht Jahre ab Jahresende, Daten in laufenden Streitigkeiten bis zum Abschluss. Das Konzept gehört in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, und die Fristen gehören in die Datenschutzinformation für Beschäftigte nach Art. 13 DSGVO.

Besteht ein Betriebsrat, hat er bei der Einführung und Ausgestaltung einer elektronischen Zeiterfassung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Speicherdauer und Löschroutinen sind Teil der Ausgestaltung und gehören deshalb in die Betriebsvereinbarung. Über das Ob der Erfassung entscheidet er nicht, das hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt; über das Wie, und damit über die Fristen, sehr wohl.

Keine der arbeitsrechtlichen Vorschriften schreibt eine Form vor. Das Arbeitszeitgesetz spricht von „Nachweisen“, das Mindestlohngesetz von „Aufzeichnungen“. Handschriftliche Stundenzettel, eine Excel-Tabelle oder eine Zeiterfassungssoftware sind gleichermaßen zulässig, solange die Aufzeichnung vollständig, lesbar und während der gesamten Frist verfügbar ist. Der Zoll akzeptiert bei Kontrollen Papierlisten, verlangt aber, dass sie für jeden Tag Beginn, Ende und Dauer enthalten und nicht nachträglich geschönt wirken. Eine Liste, auf der 30 Tage hintereinander „8:00 bis 16:30, 30 Min Pause“ steht, löst eher Nachfragen aus als eine mit realistischen Schwankungen.

Anders ist es, sobald die Nachweise steuerlich relevant sind, also als Belege zum Lohnkonto oder zur Buchführung dienen. Dann greifen die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Elektronisch entstandene Aufzeichnungen müssen elektronisch, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck der Excel-Tabelle genügt dann nicht mehr, und die Excel-Datei selbst muss gegen nachträgliche Änderungen geschützt sein, etwa durch Ablage in einem revisionssicheren Archiv oder zumindest durch Export als PDF mit Protokoll. Papierbelege dürfen gescannt und anschließend vernichtet werden, wenn das Scanverfahren dokumentiert ist (ersetzendes Scannen).

Für die Sozialversicherung gilt seit 2022 die Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen, mit Befreiungsmöglichkeit nur noch bis Ende 2026. In der Summe läuft es für die meisten Betriebe auf eine Lösung hinaus: Arbeitszeiten digital erfassen oder zumindest digital archivieren, monatlich als unveränderbares PDF ablegen, zusätzlich die Rohdaten als CSV sichern, und die Ablage nach Jahren trennen, damit die Löschung am Ende der Frist ohne Einzelprüfung möglich ist. Die Excel-Vorlagen für Stundenzettel auf dieser Website sind so aufgebaut, dass sich daraus je Monat ein solches PDF erzeugen lässt.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt und im August 2026 nachgebessert. Kern ist ein neuer § 16 ArbZG, nach dem Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch zu erfassen sind, mit gestaffelten Übergangsfristen nach Betriebsgröße und Erleichterungen für kleine Betriebe. Der Entwurf ist nicht in Kraft. Er ist noch nicht einmal vom Kabinett beschlossen, und ob er das Parlament in dieser Form erreicht, ist offen.

An den Aufbewahrungsfristen ändert der Entwurf nach seinem bisherigen Stand nichts Grundlegendes. Die zwei Jahre im Arbeitszeitgesetz bleiben, die Fristen aus Mindestlohngesetz, Einkommensteuergesetz, Abgabenordnung und SGB IV sind von der Novelle nicht betroffen. Was sich ändern würde, ist die Form: Wer heute noch Papier nutzt, müsste bei Inkrafttreten auf elektronische Erfassung umstellen. Die Aufbewahrung wäre dann automatisch elektronisch, was die GoBD-Anforderungen leichter erfüllbar macht. Den Stand der Gesetzgebung und die Rechtslage seit dem BAG-Beschluss 2022 beschreibt der Ratgeber zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung.

In Österreich verpflichtet § 26 AZG Arbeitgeber zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen, nennt aber keine eigene Aufbewahrungsfrist. Die Kommentarliteratur orientiert sich an der einjährigen Verjährungsfrist für Verwaltungsübertretungen nach dem VStG; für Lenker gelten 24 Monate, für Zugpersonal mindestens ein Jahr. Sobald die Aufzeichnungen Grundlage der Lohnverrechnung sind, greift die siebenjährige Frist für Bücher und Aufzeichnungen nach § 132 BAO. Und auch in Österreich verjähren Entgeltansprüche erst nach drei Jahren (§ 1486 ABGB), weshalb auch dort empfohlen wird, Arbeitszeitaufzeichnungen nicht vor Ablauf dieser Frist zu vernichten. Fehlen Aufzeichnungen, verfallen Überstundenansprüche nach § 26 Abs. 8 AZG nicht, solange die Arbeitszeit deshalb nicht feststellbar ist.

In der Schweiz ist die Frist klar: Nach Art. 73 Abs. 2 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) sind die Verzeichnisse und Unterlagen zur Arbeits- und Ruhezeit mindestens fünf Jahre ab Ablauf ihrer Gültigkeit aufzubewahren. Die Frist gilt auch bei vereinfachter Arbeitszeiterfassung nach Art. 73b ArGV 1. Für Lohnunterlagen kommen die zehn Jahre nach Art. 958f OR hinzu.

Die Regeln für die USA, Großbritannien, Kanada und Australien, von den zwei Jahren des Fair Labor Standards Act bis zu den sieben Jahren des australischen Fair Work Act, stehen in der englischen Fassung dieses Ratgebers: How long to keep timesheets.

1. Beschäftigtengruppen trennen. Minijobber und Beschäftigte in Branchen nach § 2a SchwarzArbG unterliegen dem MiLoG und damit den strengeren Regeln für Frist, Ort und Sprache. Für alle anderen gilt § 16 Abs. 2 ArbZG plus die Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ohne eigene Frist.
2. Lohnbezug prüfen. Fließen Stunden in die Lohnabrechnung ein (Stundenlohn, Zuschläge, Auszahlung von Überstunden), gelten sechs Jahre nach § 41 EStG und acht Jahre nach § 147 AO ab Jahresende. Nehmen Sie im Zweifel acht.
3. Nächste Betriebsprüfung einplanen. MiLoG- und AEntG-Aufzeichnungen sind Entgeltunterlagen und bleiben bis zum Ende des Jahres nach der Prüfung durch die Rentenversicherung.
4. Mindestens drei Kalenderjahre für alle. Das deckt die Verjährung von Lohnansprüchen nach § 195 BGB und die zwei Jahre aus ArbZG und MiLoG mit Puffer ab.
5. Fristbeginn festlegen. ArbZG und MiLoG: Arbeitstag, gerundet auf Monatsende. EStG und AO: Ende des Kalenderjahres. SGB IV: Jahr nach der Prüfung.
6. Löschkonzept schreiben. Datenart, Frist, Beginn, Verantwortlicher, Löschweg. Ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen, mit dem Betriebsrat vereinbaren, Beschäftigte informieren.
7. Jahrgangsweise ablegen. Ein Ordner oder Archivpfad je Kalenderjahr, darin je Monat ein unveränderbares PDF plus CSV. Am 1. Januar lässt sich dann ein ganzer Jahrgang prüfen und freigeben.
8. Laufende Streitigkeiten ausnehmen. Daten zu Verfahren, Abmahnungen oder angekündigten Klagen bleiben bis zum Abschluss, unabhängig von der Regelfrist.