Foglio presenze con pause e straordinari

Un foglio presenze, o timesheet, trasforma gli orari di ogni giornata in ore da retribuire. Per ciascun giorno sottrae l’entrata dall’uscita, toglie la pausa non retribuita e converte il risultato in centesimi di ora. Poi somma i giorni, confronta il totale con l’orario contrattuale e separa le ore ordinarie dagli straordinari; con la paga oraria calcola anche la retribuzione lorda.

L’aritmetica di una giornata è: ore lavorate = uscita − entrata − pause non retribuite. Dalle 8:00 alle 17:00 con un’ora di pausa sono 9 ore meno 1 = 8,00. Dalle 7:52 alle 17:08 con 45 minuti di pausa sono 9 ore e 16 minuti meno 45 minuti = 8 ore e 31 minuti = 8,52 in centesimi.

Il calcolo delle ore lavorate è pensato per una singola giornata; il foglio presenze è organizzato per settimana o per periodo di paga ed è quello da usare quando serve un documento da consegnare o da confrontare con il cedolino.

In Italia la retribuzione è quasi sempre mensile, ma l’orario di lavoro si misura a settimana: l’orario normale di 40 ore dell’art. 3 del D.Lgs. 66/2003, o quello inferiore del CCNL, è un limite settimanale, e lo straordinario nasce quando la settimana lo supera. Per questo il foglio presenze raggruppa i giorni in settimane dal lunedì e mostra per ciascuna ordinarie e straordinari, anche nella vista Periodo che copre un mese intero.

La vista Settimana ha 7 giorni e un confronto con l’orario settimanale; la vista a due settimane ne ha 14 con due confronti separati; la vista Periodo prende date libere, dal 1° al 31 per il cedolino, e raggruppa le settimane da sola. Un mese che inizia di giovedì comincia con una settimana parziale di due giorni: il totale di quella settimana include solo i giorni del periodo, quindi per gli straordinari dei primi giorni guarda la settimana completa a cavallo dei due mesi.

La pausa si inserisce in minuti, quando è fissa, o come fascia oraria quando varia: dalle 12:35 alle 13:20 vengono detratti 45 minuti, non i 30 dell’orario teorico. La pausa di legge, almeno 10 minuti oltre le 6 ore di lavoro giornaliero (art. 8 D.Lgs. 66/2003), può essere detratta automaticamente; le pause retribuite previste dal CCNL non vanno inserite perché sono orario di lavoro.

Ogni giorno ha un tipo: lavoro, ferie, malattia, festività o riposo. Le festività nazionali della legge 260/1949 vengono impostate dal calendario italiano, con il santo patrono per le città principali, e i giorni di ferie, malattia e festività sono accreditati con l’orario giornaliero previsto. Così il saldo del mese confronta le ore dovute con quelle lavorate più quelle accreditate, come fa il cedolino, e non segna come debito un giorno di ferie.

La legge non fissa la maggiorazione: l’art. 5 del D.Lgs. 66/2003 rinvia ai contratti collettivi e pone il limite di 250 ore annue in assenza di diversa previsione. Il calcolo degli straordinari spiega le percentuali dei principali CCNL e come si ricava la paga oraria su cui applicarle.

Il foglio compilato si stampa o si salva in PDF con nome, periodo, totali e righe per le firme del lavoratore e del datore di lavoro. L’export Excel scrive un foglio con una riga per giorno, data, tipo, entrata, uscita, pausa, ore in ore:minuti e in centesimi, ore previste, e una riga di totale, in celle di tipo ora e numero su cui puoi continuare a calcolare. Il CSV ha le stesse colonne con il punto e virgola come separatore, come si aspetta Excel in italiano.

I profili tengono separati i fogli di più persone o più commesse nello stesso browser; per un piccolo studio un profilo per dipendente, per un libero professionista uno per cliente. I modelli Excel, settimanale e mensile con formule, servono a chi preferisce compilare direttamente un file.

L’art. 39 del D.L. 112/2008 impone di annotare nel Libro unico del lavoro, per ogni dipendente e per ogni giornata, le presenze e le assenze con le relative ore, compreso lo straordinario, entro il giorno 16 del mese successivo. La Corte di giustizia dell’Unione europea, nella causa C-55/18 del 14 maggio 2019, ha chiarito che il datore di lavoro deve disporre di un sistema oggettivo, affidabile e accessibile che misuri la durata dell’orario giornaliero di ciascun lavoratore.

Il foglio presenze compilato qui non sostituisce il Libro unico, che è tenuto dall’azienda o dal consulente del lavoro, ma è il documento con cui il lavoratore controlla il cedolino e l’azienda prepara le presenze da trasmettere. Conservane una copia stampata o esportata per ogni mese: in caso di contestazione sulle ore, è il lavoratore a dover provare lo straordinario svolto, e un foglio datato e firmato vale più di un ricordo.

Cinque giorni dalle 9 alle 18 con un’ora di pausa fanno 40 ore, l’orario normale di legge; cinque giorni dalle 8:30 alle 17:00 con un’ora di pausa fanno 37,5 ore, l’orario di molti CCNL del terziario e del credito.